Bezoekverslag na een verkoopgesprek

Sales houden niet van administratie hoor ik vaak. Vooral het maken van een bezoekverslag wordt nogal eens achterwege gelaten. Of het wordt afgedaan met een paar korte krabbels in het CRM systeem.

Terwijl dat bezoekverslag wel degelijk belangrijk is. Salesmanagement zou het ook gewoon verplicht moeten stellen indien de verkopers het niet uit zichzelf doen. Of beter nog, hen uitleggen waarom het belangrijk is. Niet alleen voor de organisatie zelf maar ook juist voor die verkopers zelf.

Voor de organisatie is het belangrijk dat informatie aangaande (potentiële) klanten wordt geborgd. Zo is het later terug te vinden als de verkoper in kwestie er misschien niet meer is. Maar ook is de informatie beschikbaar voor anderen binnen het bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan de afdeling die het verkochte moeten leveren/installeren/implementeren.

Belangrijker is dat het voor sales zelf ook belangrijk is een bezoekverslag te maken. Om bij een vervolgafspraak alles nog even terug te lezen. Om de historie door de jaren heen terug te zien. Om te kijken welke afspraken er (in het verleden) zijn gemaakt.

Bovendien helpt het maken van een bezoekverslag de sales om het gesprek nog een keer te ‘beleven’ en zo belangrijke details nog eens de revue te laten passeren. Daarom ook maak je die verslagen diezelfde dag nog, dan is alle informatie nog vers.

Soms blijkt dat tijdens het maken van het verslag dat bij nader inzien zaken toch iets anders liggen. Komen ineens nieuwe inzichten boven. Of kom je door er nog eens over na te denken toch nog op die ene ideale oplossing.

In zo’n verslag leg je vast wat er is besproken, hoe de sfeer was, hoe de verhoudingen lagen en je legt de te nemen acties vast. Van zowel jezelf, je eigen organisatie als ook die van de klant.

Sommige verkopers sturen hun klant na afloop een kopie van het bezoekverslag. Eventueel een ‘gecensureerde’ versie. Of je daarvoor kiest is vooral een persoonlijke keuze.

Wel is het altijd handig om na afloop van een verkoopgesprek nog even een email te sturen met daarin een overzicht van de wederzijdse actiepunten. Zo voorkom je onduidelijkheid achteraf en houd je iedereen scherp. Ook laat je zien dat je zaken professioneel aanpakt.