De ‘barrière’ die secretaresse heet

by Rikkert Walbeek on 26 March, 2007

secretaresse.bmpSoms krijg ik de vraag hoe de secretaresse van een contactpersoon te ‘omzeilen’. Een veelvoorkomend ‘probleem’ bij cold calling is het feit dat sommige contactpersonen worden afgeschermd door secretaresses.

Naar mijn mening en ervaring moet je hen helemaal niet omzeilen. Maar zou je juist gebruik moeten maken van hen. Dat komt voort uit het feit dat de praktijk leert dat je ze nauwelijks kunt omzeilen en dat ze je juist enorm kunnen helpen, mits je daarop inspeelt.

Ga er in beginsel vanuit dat een secretaresse die haar (of zijn) manager afschermt dat niet voor niets doet. Waarschijnlijk krijgt die manager veel telefonische aanvragen op een dag. De taak van die secretaresse is dan om alleen de interessante telefoontje door te verbinden. Zorg dus dat je interessant wordt. En ga niet proberen om er omheen te manoeuvreren.

De beste tip is om ‘vriendjes’ met die secretaresse te worden. Behandel haar dus als zeer belangrijk, wat ze veelal ook is. Er even botweg overheen walsen heeft meestal het tegenovergestelde effect.

Deze secretaresse weet in veel gevallen alles (of bijna alles) van de scope van de betreffende manager. Soms zal ze zelfs meer weten dan de manager in kwestie.

Zodra je haar aan de lijn hebt en je merkt dat je er niet door komt verleg je de focus naar haar. Vertel je verhaal aan haar en vraag haar om hulp of advies. Vraag haar hoe je zaken het beste kunt aanpakken. Vertel haar je propositie en wat je wilt bereiken. En vraag of zij daar en rol in kan spelen. Met andere woorden maak haar voor dat moment je belangrijkste contactpersoon, wat ze dan ook is.

Indien meer informatie gewenst is of er zaken moeten worden gezonden, stuur die dan direct naar haar. Vergeet die manager maar even. Maar ga zaken met haar doen! Zodra ze namelijk in de gaten krijgt dat je haar als je sleutelpersoon gaat zien zal ze zich in haar rol bevestigd zien. Je zult 1 van de weinigen zijn die haar serieus neemt. Maak van haar dus je ‘coach’. Laat haar je helpen om op het juiste niveau en bij de juiste persoon binnen te komen.

Zodra je door haar bent ‘binnen gebracht’ op het juiste niveau komt de grootste valkuil: namelijk haar daarna vergeten! Zorg er dan dus voor dat je haar in de loop houdt. Nee, geen lullig bosje bloemen sturen, want dan behandel je haar weer als secretaresse. Nee, blijf haar als onderdeel zien van je klant organisatie en als contactpersoon. Stuur af en toe een email of bel haar om haar op de hoogte te houden van je ontwikkelingen. Ze zal je dan blijven helpen, daar waar nodig.

En vergeet niet haar manager te complimenteren met zijn goede assistent. En vergeet ook niet om haar ‘mee te nemen’ als er iets gevierd gaat worden. Pak het zo aan en je zult nog lang plezier van haar hebben.

Naschrift:
Ik weet dat niet alle secretaresses vrouwen zijn, maar de meestal wel, dus vandaar dat deze post geschreven is vanuit de optiek dat het een vrouwelijke secretaresse betreft.

{ 16 comments… read them below or add one }

Chantal. March 27, 2007 at 20:57

Jij snapt het.

Groetjes Chantal.

Rikkert Walbeek March 28, 2007 at 8:35

Dank je wel Chantal!

groet, Rikkert

Ger Heling March 28, 2007 at 10:11

Als dit een reaktie is op “Gatekeeper” van de dames van The Sales Agency op VO mag je’m er best onder zetten. Zo niet, goeie timing. Je was me op zijn minst voor.

We praten nl. wel over de persoon die jou vaak aan méér informatie kan helpen dan je DM zèlf en die jouw prospect/klant straks ook zal gaan behoeden voor aanvallen van je concurrent, wat ze dan deels zal doen met jou op het netvlies, mocht er dan per ongeluk een wereldaanbieding van je concurrent binnenrollen wordt jij als eerste gebeld. Deze persoon te passeren door doorkiesnummers te proberen of je voor te stellen als een vriend van de inkoper gaat ‘backfiren’ immers eens een leugenaar..

Komt nog eens bij dat de secretaresses van verschillende bedrijven elkaar veelvuldig aan de lijn hebben.

Groet, Ger

Rikkert Walbeek March 28, 2007 at 10:22

Dank voor je reactie Ger. Ik ken het artikel dat je noemt niet. Dus het was daar ook geen reactie op.

Je opmerking over ‘backfiren’ is geheel juist.
Omzeilen werkt veelal niet en kan inderdaad negatief uitpakken.

Hoewel ik de insteek heb gekozen vanuit het feit dat de secretaresse je juist kan helpen. Niet vanuit de invalshoek die jij aangeeft, namelijk dat het zelfs negatief kan uitwerken. Maar ook dat is helemaal waar.

Groet, Rikkert

Ger Heling March 28, 2007 at 10:25

PS. mijn reaktie teruglezend mis ik een opener bijvoorbeeld:
“Kan dit artikeltje even als standaardwerk worden bestempeld!”

Fijn om te lezen, goed om zo nu en dan op je netvlies te krijgen.
Zo dan.

Rikkert Walbeek March 28, 2007 at 10:27

Thanks Ger! Het gebeurt me niet snel maar ik zit hier te blozen…….

groet, Rikkert

Jeantin Boltjes March 29, 2007 at 10:42

Rikkert,
Als eerste ; helemaal met je verhaal eens! Zo zie ik het ook al jaren en moet zeggen, het werkt echt!

Ik zou er echter een kleine kanttekening bij zetten, in het geval je niet over de juiste contact gegevens beschikt, wat in veel gevallen van cold calling het geval is.
Je spreekt in je verhaal over; “Zodra je haar aan de lijn hebt en je merkt dat je er niet door komt verleg je de focus naar haar. ”
Dan ben je al te laat.. de sectretaresse (M/V) heeft je dan allang door…

Ik ben van mening dat je direct bij opnemen vd telefoon of desnoods aan de balie, direct met de persoon in questie de juiste setting moet creeren.
Teruggrijpen wordt direct doorzien!

Bij alle acties die je onderneemt heb je een doel voor ogen;
Bij een cold call is deze als 1e, wie is mijn juiste contactpersoon en hoe kan ik die te spreken krijgen, de rest van je ideeen zijn tot dat moment nog volledig niet van belang. De enige die jou op dat moment de juiste info kan geven is de sectretaress (M/V) Dat is dus je eerste en belangrijkste contact. Hoe graag je deze persoon ook voorbij wilt gaan!

Nogmaals, ik ben het volledig met je verhaal eens, echter zelfs de eerste aanzet moet niet op een poging lijken haar te willen passeren, je hebt haar écht nodig voor dat ene kleine antwoortje: wie is jou juiste contactpersoon en hoe kan je die te spreken krijgen….

Rikkert Walbeek March 29, 2007 at 10:46

Dank voor je waardevolle aanvulling Jeantin!

Je hebt helemaal gelijk.
Ik heb mijn stuk geschreven met in mijn achterhoofd dat je ‘al binnen bent’ bij de betreffende organisatie. Dat was misschien wat te kort door de bocht.
In het geval van cold calling heb je absoluut gelijk!

groet, Rikkert

Secretaresse August 16, 2007 at 14:28

Beste Rikkert,

Denk je nou werkelijk dat een secretaresse trapt in het trucje van het rechtstreeks zaken doen met haar? Als je dat probeert, dan kom je alleen nog maar sluwer en valser over dan je collega’s met de standaard kletspraatjes. Het enige dat werkt is gedrag vanuit oprechtheid en authenticiteit, m.a.w. doe normaal aan de telefoon, dan doe ik ook normaal tegen je terug en wie weet krijg je een kans om binnen te komen.

Groeten van een secretaresse

Rikkert Walbeek August 16, 2007 at 14:54

Beste Secretaresse,

Allereerst vind ik het erg leuk om een reactie te krijgen van een secretaresse. Dank daarvoor, dat is een welkome aanvulling.

Mijn verhaal is geschreven vanuit oprechtheid en zeker niet bedoeld als valse of sluwe truc. Ik heb deze ‘tactiek’ ook meermaals besproken met verschillende secretaresses. Het is de eerste keer dat ik negatieve feedback krijg.

Maar wellicht dat jij het vanuit jouw optiek heel anders ziet. Dus een mooi leermoment voor ons verkopers. Dank daarvoor.

groet, Rikkert

All August 24, 2007 at 14:22

Het valt mij vaker op dat medewerkers ‘op de werkvloer’ niet altijd serieus worden genomen. Ongeacht of je vanuit een salesperspectief benaderd of niet, moet je medewerkers in alle lagen van de organisatie waarderen. Oprechte interesse in personen betaald zich altijd terug, ongeacht de functie die zij of jij uitvoert. Je krijgt namelijk alle informatie die je nodig hebt om je doelen te bereiken hierdoor altijd op een presenteerblaadje aangereikt. Als je intenties zuiver zijn dan is het gebruik van deze informatie ook zuiver. Ik vind het een goed verhaal en geeft aan dat secretaresses meer invloed hebben dan je zou verwachten….dat geeft weer dat verwachtingen niet altijd de beste raadgevers zijn.

Rikkert Walbeek August 24, 2007 at 15:39

Een hele mooie aanvulling! Dank.
groet, Rikkert

Marcel Hengst September 17, 2007 at 9:09

Goed stuk Rikkert!
Helemaal waar.

Wil je graag naar een RvB zonder dat je de klant kent, probeer maar eens het volgende:

Stuur een brief met de mededeling dat je zijn jaarverslag hebt geanalyseerd en dat je op basis daarvan een benchmark gerelateerd waardestatement in keiharde Euro’s positioneert.

In de brief benoem je dat je via zijn assistente (naam en toenaam) kontakt opneemt voor het maken van een afspraak dan heb je tussen de 60 en 83% een afspraak op RvB niveau.

Dit is het gemiddelde resultaat van onze klanten, in nederland, belgie, luxemburg en duitsland.

Rikkert Walbeek September 17, 2007 at 9:17

Als je dat inderdaad waar maakt Marcel heb je een hele mooie propositie in handen!

groet, Rikkert

Maarten December 28, 2009 at 17:14

Marcel,

Naar ik aanneem verwoord je het normaliter wat beter, aangezien ik zelf altijd erg ‘humeurig’ wordt van die zogenaamde bedrijven die van alles al zouden hebben geanalyseerd van ons bedrijf en precies weten wat we nodig hebben.

Als het te mooi is om waar te zijn is dat het ook. Onderzoek gedaan door een partij die jou iets wilt verkopen is van zeer bedenkelijke waarde.

Henri March 24, 2011 at 0:19

Hi rikkert,
mooi stuk en mooie toevoegingen.

Ik heb 20 jaar sales gedaan voor Camel en heb nu pas door hoe sterk een merk kan zijn.
Sinds een paar maanden verkoop ik diensten voor iets wat men niet kent, gestart met cold calling en cold bezoeken.
radeloos werd ik aan de telefoon van de gate keepers!!!, intonatie, stem laten wennen enz.

heel veel van geleerd, main thing…wie je ook spreekt en waar je ook bent, we zijn allemaal mensen met wensen…doe normaal, oprecht…vraag door…wat is voor uw belangrijk.
Vrouwen zijn veel scherper, als ik in je hoofd kan geraken….de kans krijg om te komen op het level van gevoel…is de verkoop gedaan.
echter niet gemeend en niet oprecht..kansloos.
dit prikken de dames feiloos door en terecht.

Leave a Comment

Previous post:

Next post: