Inschrijven op een tender of een aanbesteding

Natasja Hoogenboom van SalesTAALent is dé specialist in Nederland als het gaat om hoe als sales te acteren in tender- en aanbestedingstrajecten. Dat is een aparte tak van sport binnen de verkoop. Naast haar uitgebreide kennis en ervaring met tenders en aanbestedingen is Natasja bovendien een kunstenaar met taal en dan vooral met commerciële taal. Natsasja weet als geen andere hoe een offerte te schrijven die scoort. Aanleiding voldoende dus om met haar dit interview te doen.

Natasja, wat is eigenlijk het verschil tussen een tender en een aanbesteding?
Een aanbesteding is een opdracht (boven een bepaalde drempelwaarde) van een overheidsinstelling. Dan gelden voorgeschreven, wettelijke procedures.
Tender is het Engelse woord en wordt vaak gebruikt door commerciële organisaties als zij een grote opdracht in de markt zetten. Ondanks dat zij zich niet aan de aanbestedingswet hoeven te houden, zie ik wel in hun offertetrajecten – tendertrajecten dus – steeds vaker vergelijkbare procedures.

Zo hielp ik recent een schoonmaakbedrijf bij het binnenhalen van een opdracht van een bekende supermarktketen. Dat is officieel geen aanbesteding, maar de gestelde vragen en eisen waren identiek.

Wat maakt het nu zo anders dan een ‘normaal’ salestraject?
Tja, wat is normaal eigenlijk he? Want ieder salestraject is natuurlijk anders. Maar in een ‘normaal’ salestraject heb je eigenlijk vrijwel altijd wel persoonlijk contact. Alleen al een persoonlijke klik kan er dan voor zorgen dat je de opdracht krijgt. Soms is een offerte dan nog geeneens nodig!

Bij tenders en aanbestedingen is het wat afstandelijker en gelden procedures. Soms is er überhaupt geen persoonlijk contact. En je moet altijd een offerte indienen. Een vlotte pen is dan belangrijker dan een vlotte babbel ;-).

Hoe verschilt een offerte in een tender- of aanbesteding traject van een ‘normale’ offerte?
Een goed verkoopgesprek eindigt vaak met de vraag naar een offerte. Wat in de offerte komt te staan bepaalt de verkoper. In 80% van de gevallen is een persoonlijke offertebrief met een heldere structuur voldoende.

In je inschrijving op een tender of aanbesteding geef je antwoord op de gestelde vragen. Vaak is het offerteformat inclusief het lettertype en het maximaal aantal pagina’s zelfs al voorgeschreven. Het is de uitdaging om binnen die kaders een onweerstaanbare offerte te schrijven.

Welk aspect speelt taal in een tender- of aanbesteding traject?
Taal is in mijn ogen heel belangrijk! Sterke teksten leveren immers geld op. Ik gebruik taal vooral als ingang om inhoudelijk een sterke offerte neer te zetten. Er lijkt soms kortsluiting te ontstaan tussen ons hoofd en onze vingers. Er komen zinnen uit onze vingers, die we nooit uit onze mond krijgen. Vaak vol met hulpwerkwoorden, die ruimte tot interpretatie geven. En dat is nou juist iets wat je niet wilt in een offerte. Er is een spreuk van Loesje: “Persoonlijk vind ik wollig taalgebruik verhullender dan een bivakmuts”. Mooier kan ik het niet zeggen.

Wat zijn de belangrijkste valkuilen in een tender- of aanbesteding traject?
Een valkuil is te laat beginnen met het beantwoorden. Ik raad aan om direct na de offerteaanvraag een planning en takenverdeling te maken. Een inschrijving op een tender- of aanbesteding kost nou eenmaal meer tijd dan een ‘normale’ offerte.

Een andere valkuil is meedoen, terwijl je eigenlijk weet dat de opdracht te groot is voor jouw bedrijf. Of dat je niet aan alle gestelde eisen voldoet. Ik geloof in focus. Durf ook nee te zeggen. Schrijf alleen in als je – voor de bewuste opdracht – echt met je kop boven het maaiveld uitsteekt.

En last but not least: aannames doen. Dat zie ik vooral bij zittende partijen. Ze  denken precies te weten wat hun klant wil, want ze leveren er al jaren. In de praktijk verliezen de zittende partijen echter vaker dan dat ze winnen!

Welke gouden tips heb je voor ons?
Ik heb er heel veel. Het draait in dit vak immers om details. Eén woord kan al het verschil maken tussen winnen en verliezen. Maar dit is mijn top 3:

1. Beantwoord alle gestelde vragen, inclusief de subvragen. Het liefst zoveel mogelijk in de gevraagde volgorde. Het klinkt als een open deur, maar juist dit gaat zo vaak fout! Schrijf dus niet wat je wil vertellen, maar wat de klant wil horen.

2. Bepaal voordat je gaat schrijven je inschrijfstrategie. Verdiep je eerst in de klantvraag. Die vind je vaak al in het eerste hoofdstuk van de offerteaanvraag bij de doelstelling van de tender of aanbesteding. Bedenk welke strategie aansluit bij de klantbehoefte en onderscheidend is van de concurrent.

3. Schrijf helder en klantgericht. Begin maar eens met het vermijden van die hulpwerkwoorden. Echt, je hebt die hulp niet nodig. Maar je tekst wordt wel een stuk duidelijker als je actiever schrijft. En zet ook wat vaker de klant centraal. Beschrijf de klantvraag en laat zien dat je hem begrijpt.

Dank je wel, Natasja, voor dit interview!