Salesmeeting

Deze week bereikte mij de vraag hoe nu eigenlijk een salesmeeting ‘in te richten’. Welke onderwerpen dienen besproken te worden. Uit welke onderdelen bestaat een salesmeeting? Is er een vast format?

Om met die laatste vraag te beginnen, nee, er is geen vast format voor een salesmeeting. Wel zijn er een aantal onderwerpen die vaak, zo niet altijd, besproken worden.

Een salesmeeting is het maandelijks samenzijn van het gehele salesteam. De meest efficiënte frequentie is inderdaad maandelijks. Wekelijks een salesmeeting is wat teveel van het goede. Dat gaat ten koste van ‘salestijd’ en als je wekelijks met elkaar om tafel moet heb je waarschijnlijk een ander probleem. Eens per kwartaal is weer te weinig, dan bestaat de kans dat actuele onderwerpen hun actualiteit verliezen.

Natuurlijk kun je best vaker als team bij elkaar komen maar dan heeft dat mee een ‘informeel’ karakter of het betreft het kort doorspeken van lopende zaken. Zinvoller is dan om in ‘kleinere’ groepjes zaken kort te bespreken.

Het doel van een salesmeeting is om met het gehele team stil te staan bij actuele sales gerelateerde zaken.  Het onderliggende doel is om de teamsfeer te versterken en om te zorgen voor motivatie, zowel individueel als ook als team.

Laat ik wat onderdelen van een salesmeeting bespreken. Dit is geen vast of standaard format maar een indeling die ik vaak hanteer. Uiteraard kan de indeling per organisatie/situatie verschillen. Zo ook de invulling van de afzonderlijke onderdelen. Zie het als een aanzet. Pas aan naar eigen inzicht.

Resultaten
De resultaten van de afgelopen periode worden uiteraard getoond en besproken. En vervolgens uiteraard de ‘stand’ tot dat moment in het (fiscale) jaar.
Noem ‘man en paard’. Laat de individuele resultaten zien en bespreek ze kort. Zet geregeld iemand in het zonnetje. Benoem die ene speciale  deal. Benoem dat ene individuele resultaat dat exceptioneel is. Sterker nog, de salesmeeting is de ideale gelegenheid om je verkopers te belonen met extra aandacht en een attentie. Dat hoeven geen dure cadeaus te zijn. Wie koestert er niet zijn gewonnen oorkondes van ‘beste verkoper van de maand’.
Bespreek ook de mindere resultaten maar wel met respect en fatsoen. Diegene die ‘onderaan het lijstje’ staat weet dat zelf ook wel. Die zit er toch al niet ‘lekker’ . Iemand publiekelijk aan de schandpaal te nagelen heeft slechts een demotiverende werking naar die persoon.

Forecast
Uiteraard worden ook de verwachtingen voor de komende periode besproken. Een ieder heeft natuurlijk z’n forecast ingediend. Bespreek die individuele omzet verwachtingen. En bespreek hoe reëel deze zijn dan wel hoe ze te ‘verfijnen’.

Product/markt ontwikkelingen
Indien er productontwikkelingen zijn is de salesmeeting het moment om deze kenbaar te maken en te bespreken. Tot welke kansen cq. bedreigingen leidt dit?
Nodig met regelmaat iemand uit van een andere afdeling. Laat marketing z’n verhaal eens doen. Of product ontwikkeling. Maar laat ook de directie eens aanschuiven. Zo zorg je ook nog eens voor meer ‘verbinding’ tussen de verschillende afdelingen.
Idem voor ontwikkelingen in de markt. Bespreek bijvoorbeeld maandelijks 1 concurrent. Laat elke meeting iemand een concurrentie analyse voorbereiden en bespreek deze en vul deze aan tijdens de salesmeeting. Bijzonder waardevolle informatie.

Ontwikkelingen binnen de eigen organisatie
Indien er binnen de eigen organisatie belangrijke ontwikkelingen zijn maak deze dan op de salesmeeting bekend en bespreek de (mogelijke) impact.
Verzand niet in eindeloze discussies over zaken die een ‘voldongen feit’ zijn. Maar geef wel voldoende ruimte om zaken te bespreken. Anders is het gevaar dat het ‘onderhuids’ door sluimert.

Case
Bespreek elke salesmeeting een actuele of afgeronde salescase. Inclusief een win/loss report. Zo leren de verkopers van elkaar. Laat elke keer 1 iemand een case voorbereiden. Bespreek vervolgens gezamenlijk hoe zaken anders hadden kunnen worden aangepakt.

Sales
Bespreek elke salesmeeting 1 specifiek sales onderwerp. Dit zou je kunnen doen in samenwerking met een salestrainer. Maar is ook prima zelf in te vullen. Beperk wel tot 1 onderdeel van sales. Beter 1 onderwerp ‘in de diepte’ bespreken dan elke salesmeeting te verzanden in een discussie over sales in z’n algemeenheid.

Externe bronnen
Laat elke salesmeeting iemand ‘van buiten’ een onderdeel invullen. Dat kan een externe spreker zijn. Iemand uit de markt. Een partner. Een spreker over persoonlijke ontwikkeling. Een peptalk. Maar laat ook eens een klant ‘zijn verhaal’ doen. En zo zijn er veel verschillende invalshoeken te bedenken.

WVTTK
Wat verder ter tafel komt. Zorg wel dat deze onderwerpen vooraf ‘aangemeld’ worden. Modereer scherp om zinloze discussies te voorkomen. Maar geef wel de ruimte om zaken die niet direct sales gerelateerd zijn te bespreken.

Aanvullend enige losse opmerkingen.
Dit lijkt een dagprogramma te zijn. Mits je de planning strak houdt zou je in 2 tot 3 uur maximaal klaar moeten zijn. Het venijn zit ‘m in de staart. Wees  strak op WVTTK. Voorkom dat er allerhande ‘pietluttige’ onderwerpen de revue passeren. Als je wilt kun je over dit laatste item de rest van de dag vergaderen. Doe dat niet maar bespreek een aantal zaken kort.

Spreek vooraf de eindtijd af en houd je hier ook aan. Idem voor de tijdsplanning van de afzonderlijke onderdelen.

Zorg ook voor een onderbreking halverwege. (Sales) mensen kunnen de aandacht niet veel langer vast houden dan 1 tot 1½ uur. Geef halverwege even kort (10 min) de mogelijkheid om het toilet te bezoeken, koffie te drinken of wat dan ook. Het geeft ook de mogelijkheid om even ‘rust in de tent’ te brengen.

Een ander gevaar is de emotie in de salesmeeting. Zorg ervoor dat discussies niet ‘uit de hand lopen’ door emoties. Smoor onderlinge conflicten direct in de kiem. Maar kom hier bij de individuele personen later wel op terug. De salesmeeting is niet het moment om onderlinge onenigheden ‘uit te vechten’. 

De salesmeeting hoeft niet op kantoor plaats te vinden. Mag wel natuurlijk en is ook vaak wel zo praktisch. Maar kies ook eens een andere locatie. Kies bijvoorbeeld het open water als locatie. Haal mensen eens uit de eigen omgeving.

Houd als salesmanager altijd in gedachten dat het salesteam op-en-top gemotiveerd de salesmeeting uit dient te komen. Dat begint bij de salesmanager zelf. Zorg dus voor een positieve insteek. Zorg voor een beetje humor. Zorg voor interactie. Zorg ervoor dat mensen ‘opgepept’ de salesmeeting uitkomen.

Sluit af met ‘een informeel samenzijn’. Indien de salesmeeting eind van de dag wordt gehouden is een korte borrel als afsluiting ideaal. Zo kunnen mensen individueel nog ever verder praten over hetgeen besproken. En het is ook direct een mooi moment om de teamgeest te versterken. Let wel dat de borrel geen voortzetting wordt van de meeting.