Vooraf checken

by Rikkert Walbeek on 6 October, 2008

Het is een ieder van ons ongetwijfeld wel eens (of meer dan eens) overkomen. U staat aan de balie bij het bedrijf waar u een afspraak heeft na een lange rit in de auto. Dan krijgt u te horen dat uw contactpersoon er helemaal niet is. Onverrichter zaken kunt u terug de auto in.

Natuurlijk had uw contactpersoon u even kunnen laten weten dat de afspraak (toch) niet door zou kunnen gaan. Dat heeft te maken met fatsoen. Maar helaas menen sommigen mensen dat een afspraak met een verkoper niet afgezegd hoeft te worden. En soms vergeet men het ook ‘gewoon’.
Deze situatie is met name vervelend als u er een lang rit op heeft zitten. Of als de betreffende afspraak erg belangrijk zou zijn geweest. Bottom-line is in ieder geval dat uw afspraak niet doorgaat.

Soms is het mogelijk om dan alsnog iemand anders te spreken te krijgen. Beter iets dan niets zeg maar. Soms zelfs krijgt u dan een ‘hoger geplaatste’ te spreken, dat kan dan mooi meegenomen zijn.

Maar veelal zult u snel weer in de auto zitten, met een ‘gat’ in uw agenda die dag.

U kunt deze ‘onnodige ritten’ voorkomen door voorafgaand aan uw autorit (of de dag ervoor) even te checken bij uw contactpersoon of de afspraak nog steeds ‘staat’.

Ik heb mezelf aangeleerd om afspraken ’s ochtends even te checken. Met name afspraken die ‘ver weg’ zijn of afspraken die een tijd terug zijn gemaakt. Gewoon om te voorkomen dat ik voor niets 2 uur in de auto zit.
Door afspraken even kort te checken voorkomt u genoemde situatie in 99% van de gevallen. Uitzondering is die afspraak die niet door kan gaan omdat er vlak voor de afspraak iets gebeurt waardoor uw contactpersoon plotseling weg moet.

Door voorafgaand te checken kunt u zichzelf een hoop tijd en ergernis besparen. Het tegenargument dat ik weleens krijg is dat de klant tijdens dat korte ‘check gesprek’ ook de mogelijkheid wordt geboden om de afspraak alsnog af te zeggen. En dat je dat dus beter niet kunt doen.

Voor mij een zwaktebod. Een klant die deze gelegenheid gebruikt om ‘er alsnog onderuit te komen’ mag wat mij betreft af zeggen hoor. De kans is groot dat je toch geen zaken met hen was gaan doen. Dus mooi meegenomen dat deze klant dan direct de eerst afspraak al afzegt! Scheelt ook weer tijd.

{ 5 comments… read them below or add one }

Dennis Wijnberg (JR Online) October 6, 2008 at 11:21

Helemaal waar. Ik stuur meestal de dag van tevoren gewoon even een e-mailtje met daarin hoelaat ik er zal zijn en mijn mobiele nummer voor als er plotseling toch wat tussen komt, dan kunnen ze mij dat ook buiten (lees: voor) kantoortijd laten weten.

Daarnaast heb ik altijd wel wat te doen als ik ver weg ben (randstad) en een afspraak afgezegd zou gaan worden. Met 8000 klanten in Nederland kan je altijd wel ergens even een bak koffie doen.

Dat is overigens ook enorm onder gewaardeerd, ga gewoon langs bij bestaande klanten als je toch in de buurt bent. Drink even een kop koffie, ga even lunchen, zorg dat je het contact houdt nadat het gemaakt is.

Niet alleen voor een concrete leads naar je klanten maar ook “gewoon” voor een kop koffie en even een praatje. Laat ze maar uitspreken hoe blij ze met je zijn, dat is alleen maar goed voor de bewustwording.

Daarnaast hoor je heel vaak ‘nu je hier toch bent’ dingen. Vragen over producten, diensten etc. Hierdoor vergaar je meer kennis over je klant wat later alleen maar kan helpen zodra er ergens wel een lead is.

Rikkert Walbeek October 6, 2008 at 13:20

Mooie aanvulling Dennis!

groet, Rikkert

Michel Hoetmer October 13, 2008 at 11:36

Beste Rikkert,

Helemaal mee eens. Het risico de afspraak te verliezen is nihil wanneer je kwalitatief goede afspraken maakt.

Het gaat dan nog wel om de manier waarop je het checkt. Als je vraagt: “Hebt u nog om onze afspraak gedacht?” dan zet je impliciet je gesprekspartner neer als een leeghoofd. Dat is dus niet handig.

Is er geruime tijd verstreken tussen het maken van de afspraak en de afspraak zelf? Dan is er een hele mooie oplossing. Je belt een dag vantevoren op en vraag: “Ik ben druk bezig met het voorbereiden van ons gesprek van morgen om … uur. Ik vraag me af of er nog nieuwe ontwikkelingen zijn waarmee ik rekening moet houden?”

Zit er minder tijd tussen? Dan kun je een vraag stellen over de bereikbaarheid / handigste route of parkeergelegenheid.

Rikkert Walbeek October 13, 2008 at 12:21

Mooie en vooral praktische aanvulling Michel! Dank je wel.

groet, Rikkert

B.den Uijl October 13, 2008 at 19:20

het alsnog een ander in de organisatie spreken vind ik echt onzin. Die ander heeft zich helemaal niet voorbereidt. Ik zie het ‘geregeld’ in bezoekverslagen en het leidt werkelijk tot niets.
Ook het ‘hij mag langskomen voor een bakkie’…. is tenenkrommend.

Leave a Comment

Previous post:

Next post: