De afsluiting is vaak het laatste stukje dat overblijft in het geheugen van de ontvanger. Als dit deel rommelig, onduidelijk of ongepast is, kan het de indruk van je hele brief verzwakken. Met een goede afsluiting bevestig je de toon van de rest van de brief, formele delen blijven netjes afgerond, informele delen mogen iets losser klinken. Ook kun je met een slotzin aangeven wat je van de lezer verwacht, bijvoorbeeld dat je hoopt op een reactie of dat je beschikbaar bent voor vragen.
Verder moet een afsluiting aansluiten bij de aanhef en de algehele toon van de brief. Gebruik je bijvoorbeeld een formele aanhef (“Geachte heer De Vries”), dan past een informele slotgroet (“Groetjes”) daar meestal niet bij. Daarmee laat je een inconsistente indruk achter.
Ten slotte kun je in de afsluiting zelfs subtiel richting geven. Door te schrijven: “Als u nog vragen heeft, dan hoor ik dat graag” of “Ik hoor graag van u vóór 15 mei”, geef je een duidelijke hint over wat je graag wil dat de lezer doet.
De slotzin is de laatste inhoudelijke zin in je brief voordat je overgaat naar de groet. In die zin kun je iets opnemen over je verwachtingen of over wat de lezer kan doen. Bijvoorbeeld: “Mocht u meer informatie wensen, dan kunt u me bellen” of “Ik zie uw antwoord graag tegemoet”. Je moet vermijden dat je in die zin nieuwe belangrijke informatie introduceert. Volgens schrijfrichtlijnen hoort de laatste alinea geen verrassingen te bevatten.
Soms kan de slotzin zodanig zijn dat je geen aparte afsluiter meer nodig hebt, zeker als je al in die zin een duidelijke groet of wens hebt verwerkt.
Na de slotzin komt de slotgroet. Dat is de formule waarmee je beleefd afscheid neemt, bijvoorbeeld “Met vriendelijke groet(en)” of “Hoogachtend”. Bij informele brieven past iets losser taalgebruik, zoals “Groet” of “Hartelijke groet”.
Let erop dat de slotgroet past bij de aanhef en het geheel van je brief. In formele brieven wordt “Hoogachtend” soms nog gebruikt, al komt het minder vaak voor in alledaags zakelijk verkeer.
Na de groet komt een komma, vervolgens laat je ruimte voor je handtekening (in een papieren brief), en daaronder typ je je naam. Indien relevant vermeld je ook je functie, organisatie of contactgegevens.
In zakelijke brieven kom je vaak klassieke slotzinnen tegen zoals “Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd” of “Wij zien uw reactie met belangstelling tegemoet”. Deze zijn bekend en veilig, maar kunnen wat afstandelijk overkomen.
Je kunt een moderner en persoonlijker karakter geven door zinnen als “Als u vragen heeft, hoor ik dat graag” of “Ik zie uw reactie tegemoet” te gebruiken.
In informele correspondentie kan de afsluiting veel eenvoudiger zijn: “Groetjes”, “Hartelijke groet” of “Tot snel”. Dat hangt af van je relatie met de ontvanger.
Als je meerdere personen moet ondertekenen of namens een organisatie, dan kun je bij de handtekening aangeven “namens” of aanduiden “i.o.” (in opdracht) of “b.a.” (bij afwezigheid).
Wees voorzichtig met contaminiaties of verkeerde voorzetsels: bijvoorbeeld “in afwachting op uw reactie” is taalkundig onjuist; de correcte vorm is “in afwachting van uw reactie”.
De manier waarop je een brief afsluit, laat zien dat je aandacht hebt voor vorm én inhoud. Een slotzin noemt wat je graag wilt of verwacht, zonder nieuwe hoofdzaak binnen te brengen. De slotgroet sluit netjes af, afgestemd op de toon van de brief. Met je naam, eventuele functie of organisatie zorg je dat de lezer weet wie de afzender is.
Een zorgvuldig gekozen afsluiting zorgt dat je brief afgerond overkomt, respectvol klinkt en de weg openlaat voor vervolg.
Terug
